چگونه رشد هر کسب و کاری به رشد کارکنان آن وابسته است!؟

شما تا چه حد باید در کمک برای تعیین اهداف و دستیابی به آنها توسط کارکنان، دخالت داشته باشید؟ از آنجا که شکست در دستیابی به اهداف می‌تواند برای شما، کارکنان‌تان، تیم شما و همچنین در سطحی گسترده‌تر، برای سازمان عواقبی به دنبال داشته باشد، باید میان میزان دخالت خود و کنترل کارکنان بر این فرآیند، تعادل ایجاد کنید. لیندا هیل (Linda Hill)، استاد مدیریت بازرگانی در دانشکده‌ی بازرگانی دانشگاه هاروارد و از نویسندگانِ کتاب «ریاست کردن: ۳ ضرورت برای تبدیل شدن به رهبری بزرگ» می‌گوید: «وظیفه‌ی مدیر، فراهم کردنِ امکان برخورداری از استقلال و حمایتی است که متناسب با سطح توانایی‌های هر فرد باشد.» نکته‌ی مهم این است که عمل‌گرا باشیم و در عین حال به کارکنان خود فضای کافی بدهیم تا بتوانند با تکیه بر توانایی‌های خود به موفقیت دست یابند. در اینجا اصولی را بیان می‌کنیم که با پیروی از آنها می‌توانید به بهترین شکل از کارکنان خود حمایت کنید تا بتوانند به اهداف‌شان دست یابند.

میان اهداف کارکنان و اهداف شرکت، ارتباط برقرار کنید

برای معنادار بودن اهداف و اینکه موجب ایجاد انگیزه در کارکنان شوند، باید با بلندپروازی‌های بزرگ‌تر سازمان، هم‌راستا باشند. کارکنانی که نقش خود در موفقیت شرکت را درک نمی‌کنند، به احتمال زیاد از لحاظ احساسی ارتباطی با شرکت برقرار نمی‌کنند. لیندا هیل می‌گوید: «وقتی کارها طبق برنامه‌ریزی پیش نمی‌رود، در دستیابی به اهداف باید در مقابل چیزهایی که به‌دست می‌آوریم، چیزهای دیگری را از دست بدهیم. کارکنان باید تصویر بزرگ‌تر را درک کنند تا بتوانند در چنین شرایطی، از بعضی چیزها بگذرند.» آنان در هر سطحی که باشند، باید درک کنند که تلاش‌هایشان در استراتژی گسترده‌تر شرکت نقش خواهد داشت.

اطمینان بیابید که اهداف، دست‌یافتنی ولی چالش‌برانگیزند

از آنجا که در نهایت خود کارکنان مسئول دستیابی به اهداف‌شان هستند، باید نقش پُر رنگی در تعیین آنها داشته باشند. از کارکنان خود بخواهید تا اهدافی را که مستقیما به رسالت سازمان کمک می‌کنند، بیان نمایند. پس از آنکه آنها اهداف اولیه را پیشنهاد دادند، در مورد این مسئله بحث کنید که آیا اهداف آنها به اندازه‌ی کافی واقع‌گرایانه و چالش‌برانگیز است یا خیر. سریکانت ام داتار (Srikant M. Datar)، استاد حسابداری در دانشگاه هاروارد می‌گوید: «اهدافِ گسترده و انعطاف‌پذیر (اهدافی چالش‌برانگیز که دستیابی به آنها نیازمند تلاش زیادی است) به عنوان فرآیندی از مذاکره میان کارکنان و مدیر، ظهور می‌کنند.» البته باید مراقب باشید؛ اگر بر اهدافی اصرار کنید که دستیابی به آنها بسیار چالش‌برانگیز است، اعضای تیم احتمالا از شما خواهند رنجید. از سوی دیگر، نباید اهدافی بسیار ساده را انتخاب کنید. اگر بیش از حد محتاط باشید، فرصت‌ها را از دست می‌دهید و به حد وسط راضی خواهید شد. داتار می‌گوید: «اگر اهداف گسترده و انعطاف‌پذیر به خوبی تعیین شده باشند، سطح بالایی از انرژی و نیروی حرکت را در سازمان ایجاد می‌کنند.» او ادامه می‌دهد: «ولی وقتی این اهداف به شکل درستی تعیین نشده باشند، به هدف ایجاد انگیزه در کارکنان و کمک به آنها در دستیابی به عملکرد بهتری که برای انجام آن طراحی شده‌اند، دست نخواهند یافت.» حتی بدتر از آن، اهدافی که درست تعیین نشده باشند می‌توانند اثر مخربی بر روحیه و بهره‌وری کارکنان و همچنین عملکرد کلی سازمان بگذارند.

برای موفقیت، طرحی ایجاد کنید

پس از هدف گذاری از کارمند خود بخواهید توضیح بدهد که چگونه می‌خواهد به آن هدف برسد. از او بخواهید که هدف خود را به وظایف تقسیم کند و اهداف موقتی را تعیین کند، به‌ویژه اگر هدف او، پروژه‌ای بلندمدت یا بزرگ است. از کارکنان خود بپرسید که مراحل مهم و مناسب، کدام هستند؟ چه خطرات احتمالی وجود دارد و چگونه قصد دارند آنها را مدیریت کنند؟ زیرا بدون دانستن این مسائل نمی‌توان به اهداف دست یافت. لیندا هیل پیشنهاد می‌دهد که «به کارکنان خود کمک کنید تا درک کنند که برای دستیابی به آن اهداف، به چه کسانی نیاز دارند.» سپس به همراه آنها این مسئله را حل کنید که چگونه می‌توانند بهترین تأثیر را بر آن افراد بگذارند تا کارهای لازم انجام شود.

میزان پیشرفت را کنترل کنید

نظارت داشتن بر پیشرفت کارکنان، به غلبه بر تمام مشکلات در همان ابتدا کمک می‌کند. لیندا هیل می‌گوید: «اغلب با مشکل مواجه می‌شویم زیرا این پیام را به آنها نمی‌رسانیم که ما نیز در دستیابی به اهداف‌شان با آنها شریک هستیم. فقط در زمان بررسی یا پایان پروژه، آفتابی نشوید. اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدت را به صورت هفتگی بررسی کنید. حتی بهترین کارکنان شما نیز، نیازمند بازخوردهای مستمر و راهنمایی هستند. از کارکنان خود بپرسید که چه نوع نظارت و بازخوردی بیش از همه برای آنها مفید است، به‌ویژه اگر وظیفه‌ای که انجام می‌دهند بسیار چالش‌برانگیز باشد یا کاری باشد که آن را برای اولین بار انجام می‌دهند.
یکی از ابزارهای ارزیابی و کنترل عملکرد و پیشرفت کارکنان بخصوص در حوزه انفورماتیک استفاده از سرویس دسک است

وقتی کارها درست پیش نمی‌رود

تعداد بسیار کمی از ما بدون برخورد با مشکلات و موانع، به اهداف خود می‌رسیم. با کارکنان‌تان ارتباط برقرار کنید تا آنها به راحتی بتوانند در زمان‌هایی که با مشکل مواجه می‌شوند به شما مراجعه کنند. اگر کارمندتان با مانعی پیش‌بینی‌نشده مواجه شده است، شاید لازم باشد که هدف تعیین شده برای او را تغییر دهید. البته ابتدا از او بخواهید تا راه‌حلی ارائه دهد تا شما بتوانید راهنمایی و مشاوره‌ی لازم را به او بدهید. اگر تلاش‌های او برای حل مشکل با شکست مواجه شد، لازم است که بیشتر در آن مسئله دخالت کنید.

به اهداف شخصی کارکنان نیز توجه کنید

بعضی از مدیران به اهداف شخصی کارکنان در زمینه‌ی کاری خود، توجهی نمی‌کنند. استوارت دی فریدمن (Stewart D. Friedman)، استاد تمرین مدیریت در دانشکده‌ی وارتون و مؤلفِ کتاب «رهبری مطلق: رهبر بهتری باشید تا زندگی غنی‌تری داشته باشید»، معتقد است: «اگر به علایق کلی هر فرد توجه کنم و فقط جنبه‌ها و شخصیت شغلی او را در نظر نگیرم، ارزش بیشتری را از سوی او دریافت خواهم کرد.» برای نمونه، اگر کارمند شما به تدریس علاقه دارد، ولی تدریس بخشی از مسئولیت‌های شغلی او نیست، شاید بتوانید راهی پیدا کنید تا وظایف او را به شیوه‌ای تغییر دهید تا فرصت‌هایی برای آموزش همکاران یا همکارانی که تجربه‌ی کاری کمتری دارند، برای وی فراهم شود.

نخستین گام، شناختن اهداف شخصی آنهاست. از کارکنان خود بخواهید اهداف شخصیِ خود را با شما در میان بگذارند. آنها را تحت فشار قرار ندهید و اجازه دهید تنها در صورتی که خودشان تمایل دارند، آرزوهای خود را با شما مطرح کنند. فریدمن می‌گوید که از آنها بپرسید: «با ایجاد چه تغییراتی می‌توانیم در دستیابی به اهداف‌تان به شما کمک کنیم؟» این پرسش به کارمند امکان می‌دهد تا خود، راه‌حلی پیدا کند. درست مانند اهداف کاری، در اینجا نیز باید اطمینان یابید که اهداف شخصی کارکنان، در جهت کمک به تیم، واحد یا شرکت شماست. فریدمن می‌گوید: «باید تعهدی مشترک برای بررسی اهداف و مسئولیتی دوطرفه برای کنترل کردن روند دستیابی به آن اهداف وجود داشته باشد. در این روند، هر دو طرف باید پیروز باشند.»

وقتی اهداف برآورده نمی‌شود

گاهی حتی با وجود بهترین پشتیبانی‌ها، کارکنان به اهداف خود دست نمی‌یابند. لیندا هیل می‌گوید: «افراد را پاسخگو کنید. نمی‌توانید بگویید «ای بابا، این خیلی بد است.» شما باید بفهمید که کجای کار اشتباه بوده است و چرا.» با کارمند خود در این مورد صحبت کنید که چه اتفاقی افتاده و به نظر هر یک از شما، چه اشکالی وجود داشته است. اگر مشکل در کنترل او بوده، بخواهید تا راه‌حلی را که در مورد آن صحبت کرده‌اید اجرا کند و برای دستیابی به هدف، تلاش دیگری انجام دهد و به طور مرتب به شما گزارش بدهد. اگر مشکل خارج از کنترل او بوده یا هدف تعیین شده بسیار بلندپروازانه بوده است، شکست را بپذیرید ولی غرق در احساس ناامیدی نشوید. لیندا هیل می‌گوید:‌ «مشکل را شناسایی کنید، آموزش‌های لازم را دریافت کنید و به حرکت خود ادامه دهید.»

این احتمال نیز وجود دارد که خود شما در مشکلات نقش داشته باشید. پس به نقش خود در عدم موفقیت نیز فکر کنید. آیا بیش از حد خود را کنار کشیدید و به اندازه‌ی کافی در روند کار دخالت نکردید؟ آیا اقدامات کارمند خود را در زمان مناسب بررسی نکردید؟ در مورد اینکه دفعه‌ی بعد چه کاری می‌توانید انجام دهید، صحبت کنید. لیندا هیل می‌گوید: «اگر مسئولیت خود را نپذیرید، کارمندان در تعامل با شما، با مشکل مواجه خواهند شد.»

اصولی که باید به خاطر داشته باشید

بایدها:

• میان اهداف افراد و اهداف گسترده‌تر سازمان، ارتباط برقرار کنید؛
  
• به کارکنان‌تان نشان دهید که شما نیز در دستیابی به اهداف آنها شریک هستید؛
  
• از علایق شخصی کارکنان خود در شرکت اطلاع یابید و این علایق را در اهداف حرفه‌ای آنها نیز وارد کنید.
  

نبایدها:

• اجازه ندهید که کارکنان به تنهایی اهداف خود را تعیین کنند؛
  
• در مورد کارکنانی که عملکرد بهتری دارند، خود را کنار نکشید، آنها نیز برای دستیابی به اهداف‌شان، به راهنمایی و بازخورد نیاز دارند؛
  
• شکست‌ها را نادیده نگیرید. در صورت عدم دستیابی افراد به اهداف‌شان، برای آنها فرصت یادگیری فراهم کنید.
  

برگرفته از: hbr.org