آرشیو الکترونیک اسناد چیست؟

..

اسناد کاغذی جز لاینفک هر کسب و کاری است. که با رشد تعداد کارکنان و یا سازمان حجم این اسناد به شکل عجیبی نیز افزایش خواهد یافت و بی‌تردید سازمان‌ها و کسب و کارها محلی برای نگهداری انبوهی از زونکن مدارک، اسناد، مکاتبات و صورت‌حساب‌های فروش و خرید در جایی یا اتاق‌ها و کمدهای بسیاری استفاده می‌کنند آسیب جدی که این نوع نگهداری به کسب و کار می‌زند در درجه اولی ناایمن بودن نحوه‌ی نگهداری، امکان از بین رفتن اسناد، امکان سرقت، آتش‌سوزی و بسیاری دیگر از این دست مسائل هست. ضمن آنکه یافتن یک سند در میان انبوه کاغذ و زونکن‌های تلنبار شده کاری از پیش نخواهد برد جز اتلاف ساعت‌ها وقت که در برخی موارد نیز بی‌نتیجه خواهد شد. علاوه بر آن در صورتی که نیاز باشد یک سند توسط چندین نفر همزمان مورد استفاده قرار گیرد این مهم در اسناد کاغذی ناشدنی است! در این بین فناوری اطلاعات راهکارهای مناسبی برای حذف این چالش ارایه می‌کند که یکی از آنها بایگانی‌کردن الکترونیکی اسناد است این یعنی با استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات برای پیشبرد دیجیتالی کردن سندهای کسب و کار ضمن افزایش سطح ایمنی و دسترسی به آنها امکان یافتن و جستوی سریعتر در هر کجا و هر زمان میسر خواهد بود و دیگر نیازی به داشتن یک اتاق شلوغ یا انباری برای نگهداری حجم عظیمی از اسناد نیست بنابراین همین مقوله سبب افزایش رشد خدمات و کیفیت و کارایی کارکنان و نحوه‌ی ارایه خدمات سازمان می‌شود که بسیار حائز اهمیت است و مدیران و سازمان‌هایی که این مهم را درک نکنند بی‌تردید در هزاره‌ی که در آن قرار داریم نباید به بایگانی کاغذی اسناد کسب‌وکار بصورت سنتی امید داشت زیرا آسیب‌های ناشی از آن دامن‌گیر فعالیت تجاری خواهد شد. دیگر با استفاده از فناوری دیجیتالی کردن اسناد، تمام بایگانی شما می‌شود یک هارددیسک که با تمامی این مدارک را به شکل فایل در خود نگه می‌دارد تا در هر لحظه‌ای به آن دسترسی پیدا بکنید. امروزه بین اسکن‌کردن مدارک و ذخیره‌ی آنها به شکل فایل که به بایگانی اسناد مشهور است با دیجیتالی‌‌کردن اسناد تمایز وجود دارد در مورد نخست کلیه‌ی مدارک کاغذی به فایل تبدیل و در حافظه‌های سخت‌افزاری و یا ابری ذخیره می‌شود اما در دیجیتالی‌کردن بسیاری از فرم‌ها و فرایندها به نسخه الکترونیکی (وب‌فرم) تغییر ماهیت خواهند داد. در هر صورت ما برای پوشش بخشی از تحول دیجیتال سازمانی با شما همراهیم تا با شما با این رویکرد به سوی جهانی نو و زمینی سبز پیش برویم. اگرچه در ایران این لفظ آرشیو الکترونیکی استفاده می شود اما در جهان از این راهکار بنام مدیریت اسناد یا Document Management یاد می‌کنند