اگر منابع انسانی هر قرارداد پرسنلی را از صفر میسازد، هزینه واقعی تایپکردن نیست
هزینه اصلی کار تکراری HR، دقیقهها نیست؛ ناهماهنگی است
ساخت یک قرارداد پرسنلی دستی ساده است. قرارداد پنجاهم جایی است که هزینه پنهان خودش را نشان میدهد. نام از فایل قدیمی کپی میشود. مبلغ تغییر میکند ولی یک بند جا میماند. آدرس شرکت در بعضی فایلها جدید است و در بعضی نه. کسی «آخرین نسخه» را ویرایش میکند و بعد معلوم میشود سه تا آخرین نسخه وجود داشته!
مسئله واقعی سرعت تایپ نیست؛ این است که یک اطلاعات واحد در جاهای زیادی تکثیر شده.
داده تکراری، کار نامرئی تولید میکند
هر بار که اطلاعات کارمند، کارفرما یا قرارداد دوباره وارد میشود، یک فرصت تازه برای اختلاف ایجاد میکنید. بعد تیم منابع انسانی باید زمان بگذارد برای چککردن، اصلاح، جستوجو و توضیح تفاوتهایی که از اول نباید وجود میداشتند.
قراردادساز پرسنلی Excel کازیو بر یک ایده ساده ساخته شده: اطلاعات قابلاستفاده مجددِ شرکت و کارکنان یکبار در ساختار نگهداری شوند و خروجی قرارداد هر فرد از همان منبع آماده شود.
اتوماسیون همیشه یعنی «یک سامانه بزرگ HR بخریم» نیست
برای بعضی سازمانها HRMS کامل دقیقاً جواب درست است. برای بعضی دیگر، مسئله فوری خیلی کوچکتر است: ورود تکراری کم شود، داده قرارداد ساختار پیدا کند و کنترل تغییرات آسانتر شود.
اینجا ابزار سبک معنی پیدا میکند. بسته ابزارهای Excel کسبوکار کازیو هفت Workbook قابلویرایش را یکجا دارد؛ در مقابل، پروپوزال HRM / HRMS برای زمانی مناسبتر است که سازمان در حال برنامهریزی یک پروژه بزرگتر منابع انسانی باشد.
استانداردسازی، تغییر آینده را کمدردتر میکند
وقتی متن حقوقی، اطلاعات شرکت یا سیاست داخلی تغییر میکند، مقدار دردسر مستقیم به میزان پراکندگی اسناد بستگی دارد. منبع ساختاریافته نیاز به بازبینی حقوقی را حذف نمیکند؛ فقط پیدا کردن و مدیریت تغییر اداری را سادهتر میکند.
هدف این نیست که قرارداد را بیفکر «خودکار» کنیم؛ هدف حذف کار مکانیکی تکراری است تا توجه آدمها برای بخشهایی بماند که واقعاً قضاوت لازم دارند.
یک سؤال ساده برای تیم منابع انسانی
سازمان شما در یک ماه چند بار همان اطلاعات کارمند یا شرکت را در فایلهای مختلف دوباره تایپ میکند؟ اگر هیچکس نمیداند، احتمالاً اتلاف از چیزی که دیده میشود بزرگتر است.
دیدگاهها
نوشتن دیدگاه