پشتیبانی پرینترهای سازمان

..

علیرغم الکترونیکی شدن بسیاری از مکاتبات، رشد دولت الکترونیک و حضور چشمگیر بسیاری از نرم‌افزارها و سیستم‌های اتوماسیون اداری، از دیرباز تاکتون پرینتر یا چاپگر در هر کسب  و کاری بخصوص سازمان‌ها و شرکت‌های خصوصی جایگاه ویژه و مهمی دارند و انگار به این سادگی، قرار نیست از زندگی کسب و کارها رخت بربندند. پرینتر، یک تجهیز جانبی است که بطور وابسته متصل به رایانه‌ها می‌شود یا تحت شبکه است و بر پایه‌ی IP مستقلاً یک تجهیز تحت شبکه قلمداد می‌شود. نیاز به چاپ فاکتور، مدارک، گواهینامه‌ها، اسناد اداری و مالی، مکاتبات در سربرگ‌های اداری یک نیاز اساسی و پابرجاست و گویی هنوز کسب و کارها بدون پرینتر قادر به پوشش تمام نیازها بصورت الکترونیکی نیستند. در این بین به نسبت میزان نیاز به چاپ اسناد، تعداد کاربران، شاهد افزایش تعدد و تکثر انواع و اقسام پرینترهای مختلف در سازمان هستیم اعم از پرینترهای از نظر مکانیزم چاپ شامل: پرینتر لیزری، جامد جوهر، LED، جوهر افشان، چندکاره،ضربه‌ای ماتریس نقطه‌ای، سه‌بعدی 3D، و از نظر رنگ به انواع سیاه و سفید و رنگی تقسیم‌بندی می‌شوند که هر کدام بنا به اقتضای کسب و کار در نقطه‌ای مورد استفاده قرار می‌گیرد. نرخ رشد استفاده از تعداد پرینترها، افزایش سرسام‌آور هزینه‌ی خرید کارتریج یا تونر، کاغذ و سرویس و نگهداری آنها را به میان می‌کشد. افزایش استفاده‌ی مکرر نیز بدون درنظر گرفتن عملیات سرویس و نگهداری از آنها، باعث کاهش طول عمر دستگاه می‌شود و هزینه‌های سربار زیادی از ناحیه‌ی تعمیر و تعویض قطعه روی دوش سازمان گذاشته خواهد شد. این هزینه بدون ارایه‌ی راهکارهای پشتیبانی و سرویس‌های دوره‌ای نگهداری این تجهیز مفید، قابل کاهش نیست. اما این تمام ماجرا نیست نیاز شدید به این تجهیزات، یعنی اهمیت داشتن آن در کسب و کار. بنابراین در صورت فقدان پرینتر به علت تعمیر یا خرابی، اثر بسیار ناخوشایندی بر روی کسب و کارها می‌گذارد. لزوم کارایی، سلامت و حضور همیشگی پرینترها بر روی میز کاربران چیزی نیست که از طریق خریدن پرینتر جدید میسر شود. بنابراین سازمان‌هایی که از اهمیت و ضرورت چنین تجهیزی مطلع هستند به شدت نیاز به یک تیم یا شرکت متخصص در امر نگهداری و سرویس‌ آن نیز می‌باشد.  علاوه بر آن، راهکارهای بهبود مستمر، کاهش نرخ مصرف کارتریج و کاغذ و چگونگی سطوح دسترسی به پرینتر برای چاپ اسناد محرمانه نیز مقوله‌ای است که نباید نادیده گرفت.